收据是一种重要的书面凭证，主要用于以下几种情况：
当物品从交付人转移到接收人时，接收人会签发收据作为交接证据。这包括货币、货物等任何形式的物品交接。
在涉及资金交易的情况下，如租金、押金、预付款等，收据可以作为双方交易行为的证明，提高诉讼的可证明性。
在个人之间的借款、收款等非正式场合，收据可以作为收款凭证，证明收到的款项。
对于需要验收的货物，如购买蔬菜、水果等，商家会提供收据作为收款凭证，同时也可以作为验收单使用。
在行政事业性收入或非应税业务中，收据是重要的原始凭证，用于证明收付款的事实。
单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，可以使用内部自制收据作为合法凭据。
在特定情况下，如无法取得正式发票时，收据可以作为企业入账凭证。例如，支付给个人的青苗补偿费，结合相关证明材料，收款人的收款收据即可确认为合法凭证。
总结来说，收据在多种场合下都能发挥其作为交易和收款证明的重要作用，尤其在无法取得发票的情况下，收据更是维护交易正当性和当事人权益的关键凭证。