新员工上保险通常需要准备以下材料：
1. 新员工的基本信息，如姓名、身份证号码、性别、出生日期等。
2. 新员工的入职信息，包括入职日期、职位、工资等。
3. 新员工的劳动合同复印件和编号。
4. 公司的相关证件，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
5. 开户银行信息，包括印鉴卡或开户银行证明。
6. 新员工身份证复印件。
7. 若是首次参保，可能需要市（区）有调入权限部门批准的调令、军队转业干部行政介绍信、毕业生分配介绍信或招工审批表的复印件。
8. 若是随迁入户，则需提供户口簿复印件。
9. 首次参保员工还需提供市公安机关认可的第二代身份证联网照相馆的数码照回执，用于制作《劳动保障卡》。
10. 若是购买商业保险，如意外险，员工应仔细阅读保险条款，了解保险范围、赔偿金额以及免赔额等内容。
办理流程一般如下：
1. 公司人力资源部门收集新员工的基本信息和入职信息。
2. 通过网上申报系统或直接到社保局办理社保登记。
3. 提交上述材料至社保局或通过单位社保经办人员统一办理。
4. 办理完成后，员工可享受相应的社会保险待遇。
请根据具体情况，参照最新的政策和流程准备相应的材料。